Контроль сроков исполнения документов

Помещено в тему: Один из важнейших этапов организации работы с документами — это проведение контроль сроков исполнения документов исполнения документов. Чтобы способствовать повышению эффективности деятельности в целом, данную работу в той или иной форме необходимо проводить в любой организации. Кстати, контроль исполнения можно проводить только после прохождения этапа. Различают два основных направления проведения контроля: по существу поставленных вопросов — обычно ответственность за качественное и в полном объеме выполнение поручений ложится на начальников структурных подразделений; за сроками исполнения — это уже задача службы делопроизводства. В данной статье будет рассмотрен порядок ведения работы по контролю за сроками исполнения документов, поскольку данное направление относится к сфере ответственности службы делопроизводства. В различных организациях эта служба контроль сроков исполнения документов иметь различные наименования — управление делами, общий отдел, канцелярия и др. Основные этапы контрольной работы: постановка на контроль документов; проверка хода исполнения напоминания исполнителям о приближающемся сроке ; снятие с контроля; проведение анализа результатов исполнения информирование контроль сроков исполнения документов о результатах. Постановка на контроль документов В верхнем поле справа на документе проставляют отметку о контроле удобнее всего воспользоваться штампом, а также в эту отметку включить указание на конкретный срок исполнения. Если документы имеют типовые сроки исполнения, то имеет смысл службе делопроизводства ставить такие документы на контроль уже в процессе регистрации и передавать на исполнение сразу непосредственно в структурные подразделения т. Остальные документы ставят на контроль согласно указанному сроку в резолюции соответственно после рассмотрения их руководствомпри этом из резолюции к документу должно быть понятно: кто исполнитель их собственно может быть несколькосуть поручения и срок. Контроль сроков исполнения документов на подпись акт инвентаризации. Разумеется, обычно такие документы службой делопроизводства на контроль не ставятся. В отношении всех подлежащих контролю документов службой делопроизводства делаются соответствующие отметки о сроке исполнителе в базе регистрации документов регистрационно-контрольных карточках, журнале регистрации, в т. В день реже на следующий день возврата в службу контроль сроков исполнения документов документов с резолюцией они передаются на исполнение и только под роспись для подтверждения факта передачи когда и кому конкретно. Если в резолюции несколько исполнителей, то подлинник передают первому указанному. В случае электронной регистрации без применения СЭД для получения подписей исполнителей распечатывают соответствующие листы журнала регистрации входящих документов регистрационные карточки. В случае применения СЭД документы уходят на исполнение в электронном виде посредством заложенных в нее средств. Проверка хода исполнения и напоминания о контрольных сроках Ответственный за контроль исполнения документов ежедневно доступным ему способом автоматизированным при помощи компьютерной техники или вручную просмотром контрольных карточек, электронной базы регистрации и т. Поскольку служба делопроизводства должна делать напоминания о приближающемся сроке исполнения за 3-5 дней, то допускается это делать любым удобным способом — устно в т. Текст составляется в произвольном виде. Например: «Напоминаем, что контроль сроков исполнения документов окончания срока исполнения письма ОАО «Мембрана» от 28. В отдельных случаях есть возможность продления срока исполнения документа. И продлить этот срок может то должностное лицо или организация, которое этот срок установило. Вместе с тем продление срока должно быть обоснованным. Данная процедура входит в обязанности ответственного исполнителя, который обычно не позднее 2-3 дней до истечения контрольного срока в на имя соответствующего руководителя излагает просьбу о продлении с указанием нового предполагаемого срока. После рассмотрения данная докладная записка с резолюцией доводится до службы делопроизводства для внесения изменений в форму контроля часто совпадает с формой регистрации. В противном случае поручение считается неисполненным. Снятие контроль сроков исполнения документов контроля Только исполненный документ снимают с контроля. Обычно сведения о ходе исполнения фиксируются в базе регистрации документов контрольной карточке с указанием конкретных выполненных действий и указанием реквизитов даты и номера подготовленных документов. Например, «отправлено письмо от 22. Проведение анализа результатов контроля исполнения документов В обязанности службы делопроизводства входит проведение анализа результатов контроля исполнительской дисциплины для повышения этой самой дисциплины и поиска путей улучшения работы по контроль сроков исполнения документов направлениюа также информирование руководства как водится, для дальнейших оргвыводов. Достигается решение поставленной задачи посредством составления различного вида справок. Прежде всего интересна информация о своевременно неисполненных документах просроченных или исполненных с опозданиема также для оценки деятельности важно представить в справке сведения об общем количестве исполненных контрольных документах в отношении отдельного исполнителя, структурного подразделения и организации в целом. В зависимости от практической надобности определяют лучше всего также закрепить в инструкции по делопроизводству периодичность составления справок за конкретный период времени день, неделю, месяц, год. Ежедневный отчет обычно включает только перечень просроченных документов по состоянию «на сегодня». Информация составляется в свободной форме если контроль сроков исполнения документов, то вполне допускается разработать табличную форму и она может включать: дату составления; охватываемый период — конкретная дата или период с … по … ; всего документов — конкретная цифра; документов поставлено на контроль — конкретная цифра; неисполненные документы — количество, можно привести реквизиты этих документов, назвать исполнителей или отдел; исполнено с опозданием — аналогично предыдущему; в случае необходимости добавьте что угодно еще, например собственные выводы и предложения у кого-либо о причинах задержки формирования отчета и т. Все сведения также можно подготовить и доводить до всех заинтересованных руководства, исполнителей по форме докладной или. Сейчас — это все. Для полного раскрытия темы о контроле исполнения документов требуется написать продолжение, которое и последует в ближайшее время. Так что, читайте далее о : какие же документы организации стоит ставить на контроль, также будет подробно изложено о контрольных сроках. Евгения Полоса Нужно контроль сроков исполнения документов разрабатывать схему документооборота? И где это отражать, каким документом закреплять? Я так понимаю схема должна выглядеть как бизнес-процессы со стрелочками?! Схему документооборота составлять не обязательно. Если есть таковая, то она включается в инструкцию по делопроизводству.


СТОЛ ЗАКАЗОВ: